Renovatiebedrijf VDS: “Zonder de software van Teamleader zouden we nooit staan waar we nu staan.”

Bouw- en renovatiebedrijf VDS groeit als kool. Ze kennen hun vak, spenderen geen minuut te veel aan administratie, en winnen veel klanten met hun snelle en strakke offertes. Hun partner in crime? Teamleader.

Sommige families hebben het getroffen. Neem nu Niek en Thomas Vanderstraeten: een identieke tweeling, met dezelfde gedrevenheid, en het fervente geloof dat hard werk zijn vruchten afwerpt.  Samen runnen ze het renovatiebedrijf VDS.

De twee broers geloven sterk in de kracht van visibiliteit en mond-aan-mondreclame, en VDS is de afgelopen jaren dan ook fors gegroeid. Voor hen is er maar één richting: vooruit. “Wij scoren waar andere aannemers het soms laten afweten, onder andere dankzij Teamleader.”

Wie? Thomas Vanderstraeten, zaakvoerder

Wat? Renovatiewerken van A tot Z

Gebruiken Teamleader sinds? 2015

Grootste uitdagingen? Stipte en strakke offertes, perfecte klantenopvolging, rust brengen in de chaos

Ongeziene klantgerichtheid

Samen voelen de broers zich 10 man sterk. De rolverdeling is duidelijk: Thomas verzorgt alle klantencontact, Niek houdt zich bezig met de betalingen, logistiek en werfopvolging.

Ondanks hun beider verantwoordelijkheden zijn ze nog steeds frequent aanwezig op de werven. En ze weten dat perfect te combineren met een service die hen van de concurrentie onderscheidt. “Klanten verwachten dat van ons. Het bedrijf draagt onze initialen en we willen dat de klant zich enorm bij ons thuis voelt.”

“Een aannemer moet meer zijn dan iemand waar je een contract mee afsluit. Je moet een vertrouwensband smeden met de klant.”

Die aandacht voor de klant typeert VDS. “Een aannemer moet meer zijn dan iemand waar je een professioneel contract mee afsluit. Geregeld verandert een klant van idee tijdens de verbouwing – een andere kleur, een ander afwerkingsmateriaal, noem maar op. Wij gaan er dan graag samen voor zitten om ideeën te bespreken. Zonder de juiste connectie met de klant lukt dat niet.”

Een strakke offerte maakt het verschil

Waarin uit die klantgerichtheid zich dan? “De snelheid van offertes. Transparante facturatie. Een duidelijk overzicht van mogelijke meerwerken die zich kunnen voordoen. Een goede opvolging van de communicatie. Eigenlijk wil de klant slechts 2 dingen: dat de renovatie correct wordt uitgevoerd, binnen het vooropgestelde budget en de afgesproken termijn. Daar zorgen wij keer op keer voor.”

Eigenlijk draait het vooral om respect voor de klant. En dat is ook logisch. “Sommige verbouwingen duren tot een half jaar lang. Da’s een half jaar lang intensief contact, tijdens een project waarbij jij met de klant zijn spaarcenten speelt. Dat vertrouwen moet je verdienen en respecteren.”

“60% van onze klanten ontvangt de offerte binnen de 24 uur.”

VDS blinkt uit in stiptheid. Hun succesverhaal begint bij de offertes die ze maken en versturen met Teamleader: die zijn mooi, transparant en altijd op tijd. “Wie bij ons een offerte vraagt, gaat die meteen met 3 of 4 andere vergelijken. Dat raad ik mensen ook aan. Hoe snel heb je onze offerte gekregen? Veel aannemers snappen niet dat je ook bij je offerte vanaf dag 1 je afspraken moet nakomen. 60% van onze klanten ontvangt de offerte binnen de 24 uur. Dan begin je de wedstrijd natuurlijk al met 3-0 voorsprong.”

Een offerte van VDS arriveert niet enkel snel, ze duurt ook niet lang om te maken. “Offertes maken met Teamleader vergt amper moeite. Het is te zeggen: je steekt één keer je sjablonen en je artikelen erin, en erna kan je elke dag 20 van de knapste offertes uitsturen. Dan ben je volgens mij heel productief.”

Structuur in de chaos

Niet alleen VDS-klanten hebben dus baat bij Teamleader: elke medewerker profiteert mee. Heel de dagelijkse werking van VDS is rond Teamleader gebouwd. “Jullie software geeft ons de mogelijkheid om heel veel werk te verzetten op 1 dag. Wat voor een andere aannemer weken werk is, doen wij op een heel korte periode.”

“Met 3 muisklikken beschikt elke collega over een schat aan informatie. Ik kan me niet meer voorstellen dat we het zonder Teamleader zouden moeten doen.”

Samenwerken met collega’s is daarbij van cruciaal belang. “Als ik op de baan ben, heeft mijn medewerkster aan haar bureau exact dezelfde info over de klant: verstuurde offertes, openstaande facturen, kredietnota’s, ingeplande opmetingen… Een onschatbare bron van informatie.”

Dat is niet zomaar vanzelfsprekend in de renovatiesector. Veel concullega’s zijn voornamelijk met de werf bezig. Wat er op kantoor gebeurt, is vaak bijkomstig. De jongens van VDS zien dat – terecht – anders. “Veel mensen worden gek van paperassen en hebben geen structuur. Als je dat allemaal uit Teamleader kan halen, dat zijn lifesavers voor een modern bouwbedrijf. Een chaotische dakwerker verandert zo al snel in een halve boekhouder (lacht).”

“Dankzij Teamleader reduceren we een hele papierwinkel tot een piepklein mapje.”

Werkt VDS dan helemaal papierloos? “Nee, een klein beetje papierwerk hoort er altijd bij. Maar in Teamleader zit alles wat we nodig hebben: klanteninformatie, de contactgeschiedenis, sjablonen voor offertes, enzovoort. Zo reduceren we een hele papierwinkel tot een piepklein mapje.”

“Als aannemer heb je in feite niet meer nodig dan Teamleader om flexibel, concurrentieel en stipt te zijn. Wij hebben een perfect overzicht van het reilen en zeilen in ons bedrijf. Voor ons is dat de sleutel tot tevreden klanten, en tot rust in de chaos.”