02:21
13-09-2019

Een optimaal efficiënt werkproces door middel van een ERP-systeem

De installatiebranche wordt geregeld blootgesteld aan complexe werkprocessen. Of het nu gaat over de voorbereiding, controle en nazorg van het project of het documentmanagement. Bedrijven in de installatiebranche zijn noodzakelijkerwijs afhankelijk van de gemaakte afspraken. Dit vereist een optimale werkplanning voor een efficiënte uitvoering van de bestelling.

ERP is voor de installatiebranche toch een vak apart. Er zijn slechts een beperkt aantal leveranciers gespecialiseerd in deze markt. Toch kan het ERP-systeem voordelen opleveren voor bedrijven in deze specifieke branche en de verschillende stappen in het werkproces met elkaar verbinden.

Startpunt van het project

Het startpunt van ieder project is het zoeken naar nieuwe klanten en projecten. Een CRM-systeem geïntegreerd in het ERP-systeem biedt een overzicht van elke individuele (potentiële) klant. In het geval van inkomende oproepen ontvangt de operator direct alle benodigde informatie, zoals contactgegevens, contacthistorie of zelfs verlopen en bestaande bestellingen van de klant op een overzichtelijke manier en kan zo zijn zorgen optimaal aanpakken. De oproepen worden ook vastgelegd en de e-mails van de klant worden automatisch toegewezen aan de contactpersoon. Bovendien kan het systeem afspraken voor het verbindingscontact opslaan en deze soms herinneren. Zodra er iets wordt toegevoegd aan het profiel van de klant, beschikken alle benodigde over deze informatie en kunnen deze worden verwerkt.

Stap 1: Voorbereiding van het project

Voordat het project van start kan gaan, moet het werk gronding worden voorbereid. Een budget wordt gedefinieerd, dat het startpunt vormt voor alle verdere stappen. In de loop van het project zijn er altijd wijzigingen in de geplande dienstregeling. Een ERP-systeem houdt rekening met deze vertragingen of verkort ze zelfs op schema en berekent eenvoudig en snel een nieuw aangepast budget op basis van werkuren.

Evenzo zijn veel ERP-systemen gekoppeld aan bekende technische groothandels, zodat de software de verschillende leveranciers op prijs en levertijd kan vergelijken en een aanbeveling kan maken op basis van het bestaande budget. Dit zorgt voor gemak en tijdsbesparing, omdat alle gegevens uit één systeem gehaald kunnen worden en niet zelf hoeven worden opgezocht.

Stap 2: Controle over het project

De controle over het project is een essentiële stap van het werkproces. Als bedrijf in de installatiebranche wil je controle uitoefenen op meerdere vlakken, waaronder over je eigen mensen, de materialen en natuurlijk de financiën. De kosten moeten worden bewaakt en je wilt weten of je voor of achter loopt op je begroting. Dit alles kan veel tijd kosten en het kan lastig zijn om alles goed op elkaar af te stemmen. Het ERP-systeem is een hulpmiddel om een project gemakkelijker en gestructureerder uit te voeren. De projectleider kan via het systeem niet alleen de gewerkte uren bekijken, maar ook de beschikbare materialen, de reeds gebruikte materialen en de kosten van een project inzien. Bovendien kunt u met de talrijke projectbewakingsfuncties de voortgang bewaken en het budget aanpassen.

Stap 3: Nazorg van het project

Wanneer een project is afgerond, wil dit niet zeggen dat het verhaal met de klant is afgesloten. De nazorg is een belangrijk fase om extra service en toegevoegde waarde aan de klant aan te bieden. Het ERP-systeem biedt de mogelijkheid om de contracten op te slaan (waaronder de Service Level Agreement(SLA)). Verder kunnen er gemakkelijk planningen worden gemaakt voor service en onderhoud, kunnen de werkorders digitaal worden verwerkt en worden de gegevens voor regelmatig onderhoud opgeslagen in het systeem. Tijdens het onderhoud kan het inspectierapport vervolgens worden ingevoerd en verwerkt met behulp van mobiele applicaties.

Documentmanagement

Belangrijk voor elke fase in het werkproces is het documentmanagement. Elk bedrijf wilt dat alle documenten en gegevens beschikbaar en geldig zijn voor de desbetreffende medewerkers binnen de organisatie. Als bedrijf wil je snel kunnen handelen als er om bepaalde documenten en/of informatie wordt gevraagd vanuit een klant of stakeholder. Documentbeheer binnen een ERP-systeem maak het mogelijk dat alle inkomende en uitgaande documenten op één centrale locatie worden opgeslagen. Belangrijke documenten die nodig zijn voor het uitvoeren van het project zijn voor iedereen zichtbaar. Bijvoorbeeld: regelgeving, certificeringen en kwaliteitscontroles.

Contact

Wilt u direct in contact komen met een leverancier op het gebied van ERP-software, neem dan contact op met Eqeep. U kunt onze website bezoeken www.eqeep.nl, of als u direct vragen heeft, kunt u telefonisch contact opnemen via +31 (0)344 767 170 of via de mail info@eqeep.nl

Lees meer over: ERP , ERP-systeem , Werkproces

Installatie en Bouw Nederland partners