Climatronix: “De eenvoud van Teamleader – elke mkb’er zou daar op kicken.”

Installatiebedrijf Climatronix draait op volle toeren: het innovatieve bedrijf gaat voor een digitale én persoonlijke service, o.a. met transparante online facturatie en handige digitale werkbonnen van Teamleader.

Wie? Tomas van de Vijver, eigenaar

Wat? Klimaatsimulatie-toestellen, airco’s en warmtepompen

Teamleader sinds? September 2016

Uitdaging? Administratie vereenvoudigen, bedrijfsprocessen digitaliseren

Met de bouw van klimaatkamers (stress- en stabiliteitskamers om medicatie, auto- en vliegtuigonderdelen te testen op verschillende temperaturen en vochtigheidsgraad) bevindt Climatronix zich in een nichemarkt. Die eerder beperkte afzetmarkt compenseert het bedrijf door ook een andere, populaire markt aan te spreken: de installatie van airco’s en warmtepompen.

Tomas maakte in 2006 de switch naar een zelfstandig bestaan. Meer dan 10 jaar later draait de zaak op volle toeren: Climatronix bevindt zich in een booming sector en groeide uit tot een onderneming met 8 fulltime werknemers en 4 zzp’ers. “Ik kan met gemak nog 10 extra personeelsleden aannemen, maar dan boet ik automatisch in op kwaliteit. Het beperkt houden is een bewuste keuze – ik heb de kwaliteit graag zelf in handen en behoud daarom de persoonlijke controle over onze dagelijkse activiteiten.”

“Vandaag is mijn rol gevarieerder dan ooit: klanten bezoeken, de agenda en projecten inplannen, mails beantwoorden, technische ondersteuning bieden, enzovoort. Kortom, ik ben verantwoordelijk voor het gros van het klantencontact. Maar ik verlies ook de connectie niet met de echte werkvloer: ik ben dus regelmatig op de werf om installaties zelf op te zetten. Dat persoonlijk contact wil ik als ondernemer blijven behouden.”

Persoonlijke, digitale aanpak valt enorm bij klanten in de smaak

“Ik ben helemaal gek van technologie, noem me gerust een gadget man. In lang vervlogen tijden stelde ik nog facturen op met de hand, maar ik was wel continu op zoek naar verbetering. Op een bepaald moment was onze administratie via Word en Excel dringend aan vervanging toe. Enkele jaren geleden kochten we een peperdure server voor onze boekhouding die ook gewoon bij ons op kantoor stond. Iets wat je je in deze tijd niet meer kan inbeelden, ik in ieder geval niet meer. Bij een voetbalwedstrijd van mijn zoon, waar ook heel wat zelfstandige ouders aan de zijlijn stonden, hoorde ik voor de eerste keer de naam Teamleader vallen. Thuis startte ik direct mijn proefperiode, en ik was verkocht.”

“In de Benelux zijn we zeker niet de enige spelers op de markt, maar we kunnen ons wel goed onderscheiden door onze persoonlijke aanpak. Klanten bellen ons vaak met vragen, waarop we de tijd nemen om een professioneel advies te geven. Ieder telefoontje komt ook handig in Teamleader terecht, zo bewaren we het overzicht. Ook de oproepen na de werkuren via de mobiele app, wat ook heel handig is voor onze werknemers op de werf.”

“Klanten bellen ons vaak op met vragen. Wij willen het verschil maken door de tijd te nemen om hen persoonlijk te adviseren. Handig dat al deze binnenkomende oproepen ook automatisch in Teamleader terecht komen, zo bewaren we het overzicht.”

Facturatie onderging een succesvolle metamorfose

“Onze facturatie is fenomenaal veranderd met Teamleader. Onze productartikelen hebben vaak ingewikkelde technische benamingen, daar kan dus gemakkelijk een foutje in sluipen. Gelukkig kan je dit in Teamleader snel corrigeren, bijvoorbeeld voor het aanpassen van de BTW naar 6 of 21% of het toevoegen of verwijderen van een product. Ik doe gewoon mijn laptop open, bekijk snel alle opgemaakte facturen van de dag, voer nog een paar aanpassingen door en klik op ‘verzenden’. 80% van onze facturen versturen we via e-mail. De overige 20% gaat met de post de deur uit.”

“Wekelijks, soms zelfs dagelijks, krijgen we lovende commentaren over onze professionele service. Dat geeft veel voldoening. Ons cliënteel is onder de indruk van onze vlotte digitale communicatie: een prijsofferte opstellen en online door de klant laten goedkeuren, een factuur gemakkelijk aanpassen. Zelfs onze oudere klanten doen hun best om offertes online te ondertekenen. Dat gaat misschien niet altijd even snel, maar ook daar zijn de reacties overwegend positief. Mijn collega’s zijn me ook heel dankbaar. Onze administratie nu met Teamleader is geen tien, maar duizend keer verschil.”

“Wekelijks, soms zelfs dagelijks, krijgen we lovende commentaren over onze professionele service. De vlotte digitale communicatie waarbij we online een prijsofferte laten goedkeuren of facturen makkelijk aanpassen, valt zelfs in de smaak bij ons oudere cliënteel.”

“Teamleader in één woord? Eenvoud.”

“Teamleader in één woord omschrijven? Eenvoud. Een simpele interface, een paar menuutjes, snel terugvinden wat je nodig hebt – daar kickt elke mkb’er toch gewoon op? Als er morgen een nieuw personeelslid begint of er wordt iemand ziek, kan iemand anders de planning gemakkelijk opvolgen of overnemen: alle informatie is transparant en overzichtelijk. Na een paar uur kan iemand met de software aan de slag alsof die nooit iets anders deed. Er zijn soms softwarepakketten waar je van zou doodvallen als je ze ziet. Dit is toch wel een heel ander verhaal. Ik had voor Teamleader nog nooit een systeem gevonden waar ik tevreden van was. Teamleader is niet perfect, maar ik zie dat jullie wel constant aan de tool bijschaven. Je ziet dat er een goed geoliede machine achter zit.”

“Een simpele interface, een paar menuutjes, snel terugvinden wat je nodig hebt – iedere mkb’er zou gewoon kicken op de eenvoud van Teamleader.”